KOMUNIKASI EFEKTIF

Secara dasariah komunikasi dikatakan berlangsung efektif apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan antara komunikator dan sasaran komunikasinya. Artinya proses penyandian oleh komunikator harus beririsan (intersection) dengan proses pengawasandian oleh sasaran komunikasi. Menurut Schramm (1972) semakin tumpang tindih pengalaman dan kerangka rujukan (field and frame of references) komunikator dengan pengalaman dan kerangka rujukan sasaran komunikasi, akan semakin efektif pesan yang dikomunikasikan. Komunikator akan dapat menyandi dan sasaran komunikasi akan dapat mengawasandi hanya dalam istilah-istilah sesuai dengan pengalaman dan kerangka rujukan yang dimiliki masing-masing. Namun demikian kefektifan komunikasi bukan hanya dilihat dari kesamaan makna yang diperoleh masing-masing orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut tetapi sebenarnya dilihat dari tujuan yang hendak dicapai dalam proses komunkasi tersebut, apakah untuk perubahan sikap, perubahan pendapat, perubahan prilaku, perubahan emosional ataupun perubahan sosial.

Oleh karena itu, komunikasi yang efektif mengadung pengiriman dan penerimaan pesan yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua belah pihak dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap penyelesaian pertukaran informasi. Komunikasi yang efektif berarti bahwa maksud dan tujuan yang terkandung dalam komunikasi disampaikan dengan cara sedemikian rupa sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh penerima; artinya harus ada ketepatan pikiran oleh kedua belah pihak yang berunjung pada tercapainya maksud dan tujuan komunikasi tersebut.

Dengan demikian dalam konteks penyuluhan terkait dengan pemberdayaan masyarakat, komunikasi dikatakan efektif apabila makna pesan yang disampaikan oleh penyuluh dimaknai relatif sama dengan apa yang diterima oleh masyarakat sehingga berujung pada terjadinya tindakan dari masyarakat sesuai dengan yang dikehendaki oleh penyuluh.

 

5 Hukum Komunikasi Yang Efektif

Hukum Komunikasi Yang Efektif terangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain.

Hukum # 1: Respect

Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting, bahkan dalam memberikan kritik, menegur atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan orang tersebut. Membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka akan dapat dibangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.

Hukum # 2: Empathy

Empati adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.

Rasa empati akan memampukan seseorang  untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan orang lain menerimanya. Oleh karena itu, dalam kegiatan penyuluhan memahami perilaku kelayan (sasaran suluh) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku sasarn suluh, maka penyuluh dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan sasaran suluh. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerjasama tim, perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork.

Jadi sebelum membangun komunikasi atau mengirimkan pesan,  perlu dimengerti dan dipahami dengan empati calon penerima pesan. Sehingga nantinya pesan akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.

Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali orang yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan.

Hukum # 3: Audible

Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang disampaikan harus dapat diterima atau ditangkap oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini tidak hanya berarti bahwa pesan yang disampaikan harus dapat didengar tetapi juga harus dilakukan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

Hukum # 4: Clarity

Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan, karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana.

Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi perlu dikembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tima. Tanpa adanya keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim.

Hukum # 5: Humble

Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah, antara lain meliputi:  sikap yang penuh melayani (dalam bahasa manajemen mutu terpadu: Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.

Komunikasi dalam Proses Pembelajaran pada Kegiatan Diklat

Diklat, ditinjau dari prosesnya, dapat dikatakan sebagai aktivitas komunikasi. Dalam proses tersebut melibatkan komponen-komponen komunikasi yaitu fasilitator/widyaiswara (WI) sebagai komunikator dan peserta diklat sebagai komunikan, pesan atau materi pengajaran, saluran yang digunakan (bisa saluran interpersonal atau saluran lainnya), serta adanya efek/reaksi yaitu perubahan tingkah laku peserta diklat. Oleh karena itu, agar tercapai interaksi perlu adanya komunikasi yang jelas antara WI dengan peserta diklat, sehingga terpadunya dua kegiatan, yakni kegiatan memfasilitasi (usaha WI) dengan kegiatan belajar (tugas peserta diklat) yang berdaya guna dalam mencapai tujuan diklat. Kegiatan memfasilitasi yang dilakukan WI dan kegiatan belajar yang dilakukan peserta diklat merupakan dua konsep yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Dua konsep tersebut menjadi terpadu dalam satu kegiatan manakala terjadi interaksi WI dengan peserta diklat, peserta diklat dengan peserta diklat pada saat proses pembelajaran berlangsung.

Sering terjadi kegagalan mencapai tujuan program diklat disebabkan lemahnya sistem komunikasi. Untuk itulah para WI perlu mengembangkan pola komunikasi yang efektif dalam proses belajar mengajar.

Menurut Sudjana (1991), terdapat tiga pola komunikasi yang dapat digunakan untuk mengembangkan interaksi dinamis dalam suatu proses pembelajaran, yaitu:

1. Komunikasi sebagai aksi atau komunikasi satu arah. Dalam komunikasi ini WI berperan sebagai pemberi aksi dan peserta diklat sebagai penerima aksi. WI aktif peserta diklat pasif. Metode mengajar ceramah pada dasarnya adalah komunikasi satu arah, atau komunikasi sebagai aksi. Namun komunikasi jenis ini kurang menghidupkan semangat peserta diklat untuk belajar.
2. Komunikasi sebagai interaksi atau komunikasi dua arah. Pada komunikasi ini WI dan peserta diklat dapat berperan sama, yaitu pemberi aksi dan penerima aksi. Keduanya dapat saling memberi dan saling menerima. Komunikasi ini lebih baik daripada yang pertama, sebab kegiatan WI dan kegiatan peserta diklat relatif sama.
3. Komunikasi sebagai transaksi atau komunikasi banyak arah. Yakni komunikasi yang tidak hanya melibakan interaksi dinamis antara WI dan peserta diklat tetapi juga melibatkan interaksi dinamis antara peserta diklat yang satu dengan peserta diklat lainnya. Proses belajar mengajar dengan pola komunikasi ini mengarah kepada kepada proses pembelajaran yang mengembangkan kegiatan peserta diklat yang optimal, sehingga menumbuhkan peserta diklat belajar aktif.

Penerapan dari ketiga pola di atas dalam proses pembelajaran dimanifestasikan dalam bentuk metode yang digunakan WI ketika mengadakan hubungan dengan peserta diklat pada saat berlangsungnya proses pembelajaran. Metode yang digunakan WI memiliki peranan yang sangat penting dalam menciptakan iklim pembelajaran yang supportif dan kondusif. Dengan metode yang efektif akan tumbuh berbagai kegiatan kegiatan belajar peserta diklat sehubungan dengan kegiatan memfasilitasi WI. Proses pembelajaran yang baik, hendaknya mempergunakan berbagai pola komunikasi atau metode pembelajaran secara bergantian atau saling bahu membahu satu sama lain.

Sebelum melaksanakan kegiatan pembelajaran, seorang WI yang baik harus telah mempersiapkan materi yang akan disampaikannya. Bahan/materi atau pesan harus disusun sedemikan rupa agar dapat menunjang tercapainya tujuan pembelajatan diklat. Bahan/,ateri pembelajaran adalah isi yang diberikan kepada peserta diklat pada saat berlangsungnya proses pembelajaran. Melalui materi yang telah dipersiapkan, peserta diklat diantarkan kepada tujuan pembelajaran diklat.

Menurut Schramm (dalam Effendy, 1993), beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menetapkan pesan, sehingga mudah dimengerti oleh pihak komunikan, yaitu:

1. Pesan (dalam hal ini materi pembelajaran) harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian pihak komunikan (peserta diklat).
2. Pesan harus menggunakan sibol-simbol yang didasarkan pada pengalaman yang sama antara pihak komunikator (WI) dengan pihak komunikan (peserta diklat), sehingga sama-sama mengerti.
3. Pesan harus dapat membangkitkan kebutuhan pribadi pihak komunikan (peserta diklat).
4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan tadi yang layak bagi komunikan (peserta diklat) sehingga dapat membangkitkan respons yang dikehendaki.

Berdasarkan apa yang disampaikan Schramm di atas, WI dapat memodifikasinya sewaktu mempersiapkan bahan/materi pembelajaran sehingga dapat dengan mudah diterapkan dalam kegiatan pembelajaran, seperti yang dinyatakan oleh Sudjana (2000), yaitu :

1. Bahan harus sesuai dengan dan menunjang tercapainya tujuan.
2. Bahan harus ditata serasi dengan urutan tujuan. Artinya, bahan yang ditulis pertama bersumber dari tujuan yang pertama, bahan yang ditulis kedua, bersumber dari tujuan yang kedua dan seterusnya.
3. Urutan bahan hendaknya memperhatikan kesinambungan (kontinuitas). Kesinambungan mempunyai arti bahwa antara bahan yang satu dengan bahan berikutnya ada hubungan fungsional, bahan yang satu menjadi dasar bagi bahan berikut.
4. Bahan disusun dari yang sederhana menuju ke yang kompleks, dari yang mudah menuju yang sulit, dari yang konkret menuju ke yang abstrak. Dengan cara ini peserta diklat akan mudah memahami.

Menetapkan bahan pembelajaran dalam sebuah perencanaan kegiatan diklat tidak akan banyak mendapat kesulitan, apabila tujuan pembelajaran dirumuskan dengan jelas dan terdapat sumber-sumber yang berkenaan dengan bahan tersebut. Yang sulit adalah mengorganisasi bahan dan membahasnya dalam proses pembelajaran sehingga dapat dipahami oleh peserta diklat. Organisasi bahan menyangkut bagaimana mengatur dan mensistematisasi serta menyajikan bahan agar menjadi satu kesatuan yang utuh dan berarti, sehingga dapat mencapai tujuan pembelajaran.

Selain pada penyusunan dan pengorganisasian materi, efektivitas kegiatan belajar peserta diklat banyak dipengarui oleh kegiatan fasiltasi WI. Misalnya jika kegiatan fasilitasi yang dilakukan WI menuturkan bahan secara lisan pada peserta diklat (metode ceramah), maka kegiatan belajar peserta diklat tidak terlalu banyak. Mereka hanya mendengarkan uraian WI, dan kalau perlu mencatatnya. Namun seandainya kegiatan WI memfasilitasi dilaksanakan dengan cara bertanya atau melempar masalah untuk dipecahkan peserta diklat, maka kegiatan peserta diklat belajar akan lebih aktif, seperti diskusi, berdialog dengan teman sebangku dan lainnya. Ciri proses pembelajaran yang berhasil salah satu diantaranya dilihat dari kadar peserta diklat belajar. Makin tinggi kegiatan belajar peserta diklat, makin tinggi peluang berhasil atau tercapainya tujuan pembelajaran. Hal ini berarti bahwa WI harus mampu merangsang peserta diklat melakukan berbagai kegiatan belajar. Untuk itu diperlukan keterampilan WI dalam memilih berbagai metode pembelajaran dan pola komunikasi yang akan digunakan dalam proses pembelajaran tersebut.

Program Komunikasi untuk Perubahan Sosial

Program komunikasi bagi perubahan sosial biasanya ditekankan pada bagaimana informasi-informasi ditransmisikan, bagaimana informasi menyebar dan terbagi, bagaimana upaya untuk memperoleh informasi dipacu, bagaimana kepercayaan dibangun di antara anggota masyarakat dan oleh anggota masyarakat. Bentuk-bentuk tersebut merupakan sebuah proses yang dinamis, dan multi-faced yang harus dapat menjamin bahwa ide-ide dan gagasan-gagasan dapat disuarakan dan didengar oleh setiap pihak. Pesan yang diciptakan, dikirim, diterima dan direspon oleh masyarakat, hendaknya merupakan bagian dari sebuah proses mendengarkan kebutuhan-kebutuhan masyarakat. Jawaban atas kebutuhan masyarakat dalam bentuk pesan komunikasi yang diciptakan akan mampu menggerakan perilaku dan atau sikap, membangkitkan kesadaran dan pemahaman atas isu yang ada dalam masyarakat, menciptakan kesadaran sosial, menumbuhkan rasa tanggung jawab bersama untuk memajukan kualitas hidup orang per orang dan juga masyarakat.secara keseluruhan.

Artinya, program komunikasi bagi perubahan sosial harus bersifat altruistic (mementingkan orang lain), mempromosikan hal-hal sosial yang baik, bermanfaat, dan berorientasi pada pelayanan publik. Namun demikian, program komunikasi bagi perubahan sosial harus lebih dari sekedar pelayanan public semata yang hanya berfokus pada “telling (menceritakan)” dan pendistribusian informasi di mana kebutuhan akan informasi tersebut ditentukan oleh orang-orang yang berasal dari luar komunitas. Sering terjadi pesan komunikasi datangnya dari “atas”, di mana pemahaman tentang realitas yang ada di ”tingkat bawah (ground)” sangat terbatas.

Oleh karena itu, implementasi program komunikasi dalam perubahan sosial fokusnya harus diletakan pada proses bukan pada outcome (hasil). Hal ini berarti, komunikasi bagi perubahan sosial memerlukan partisipasi masyarakat. Partisipasi masyarakat diperlukan untuk mengidentifikasi siapa yang perlu mendapatkan pesan komunikasi, dan untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan masyarakat akan pesan-pesan tertentu.

Dengan demikian, implementasi program-program komunikasi untuk perubahan sosial harus diciptakan dan dikembangkan serta diarahkan pada upaya memberdayakan dan memberikan kebebasan yang bertanggung jawa bagi masyarakat untuk belajar dan menyampaikan gagasan. Komunikasi hendaknya memungkinkan anggota-anggota masyarakat untuk dapat menciptakan cara dalam berbagi infomasi Dengan sifat yang demikian, maka komunikasi dapat menciptakan perubahan sosial atau kemajuan bagi kehidupan masyarakat dan diharapkan dapat bersifat jangka panjang.

Penyuluh Adalah Sales Promotion Pembangunan Masyarakat

Hampir sebagian besar dari kita pernah dikunjungi oleh seorang atau beberapa orang dari bagian sales promotion suatu perusahaan yang menawarkan produknya. Dengan penampilan yang menarik dan gaya berbicara yang membujuk salesman/girl tersebut melancarkan komunikasinya. Pertama-tama dia akan memperkenalkan namanya, mewakili perusahaan mana dan sedang menawarkan produk tertentu, kemudian salesman/girl tersebut akan berbicara banyak, dengan gayanya yang menarik yang bersifat informasi dan persuasi, tentang keunggulan dari produk yang ditawarkan. Ia akan mencoba membangkitkan kebutuhan kita dan menghubung-hubungkan kebutuhan tersebut dengan keberadaan produk yang ditawarkan, sehingga kita dibuatnya menjadi semakin tertarik. Bahkan tidak segan-segan para salesman/girl tersebut memberikan demo agar keunggulan produknya dapat terlihat, dan juga terkadang memberikan jaminan atau garansi atas produk yang ditawarkannya. Mereka tidak kenal lelah dan menyerah apabila ternyata orang yang dikunjunginya tidak jadi membeli produknya. Para salesman/girl tersebut akan berupaya mencari pembeli lain, yang terpenting bagi mereka adalah orang yang dikunjungi setidak-tidaknya telah mengetahui bahwa ada suatu produk yang ditawarkan, siapa tahu suatu saat orang tersebut butuh dan tergugah untuk membelinya.

Analog dengan aktivitas para salesman/girl tersebut adalah aktivitas para penyuluh. Artinya, bila aktivitas para salesman/girl tersebut kita kaji, maka terlihat adanya kemiripan dengan aktivitas tugas penyuluh yaitu memperkenalkan dan menawarkan suatu produk. Bedanya produk yang ditawarkan atau dipromosikan oleh salesman/girl biasanya adalah alat-alat yang berhubungan dengan kebutuhan pribadi dan rumah tangga yang bersifat jangka pendek, sedangkan yang ditawarkan oleh agen prubahan atau penyuluh pada umumnya bersifat jangka panjang berupa inovasi dan/atau program-program berbasis pemberdayaan masyarakat yang bermanfaat bagi masyarakat demi peningkatan kesejahteraan mereka.

Komunikasi Sales Promotion/Penyuluhan adalah Komunikasi Persuasi

Baik para salesman/girl maupun penyuluh mempunyai tujuan tertentu ketika menawarkan produknya. Salesman/girl mengharapkan produk yang ditawarkannya akan terjual atau dibeli, penyuluh mengharapkan pesan pembangunan yang disampaikannya dapat diterima dan dilaksanakan oleh masyarakat. Agar tujuan tersebut dapat tercapai dan terlaksana, maka salesman/girl maupun penyuluh, membutuhkan pengetahuan dan keterampilan komunikasi persuasi yang baik.

Demi berhasilnya komunikasi persuasi perlu dilaksanakan secara sistematis. Efffendi (2000), menyatakan bahwa dalam melaksanakan komunikasi persuasi, seorang komunikator (salesman/girl atau penyuluh) perlu melalui tahapan-tahapan, yang dapat dijadikan landasan pelaksanaan. Tahapan-tahapan tersebut disingkat dengan AIDDA (attention, interest, desire, decision, dan action).

A (Attention) – Pesan harus dapat menarik perhatian. Oleh karena itu, pesan yang disampaikan harus dirancang sedemikian rupa sehingga dapat membangkitkan perhatian sasaran penyuluhan (masyarakat).

I (Interest) – Bagaimana menimbulkan minat. Kaitkan pesan dengan kepentingan atau kebutuhan sasaran penyuluhan.

D (Desire) - menimbulkan hasrat atau kegairahan. Perlu dilancarkan pendekatan-pendekatan yang menggunakan himbuan emosional seperti membujuk, merayu. Yang pada akhirnya ketiga tahapan tersebut akan sampai pada pembuatan keputusan.

D (Decision) - keputusan. Pengambilan keputusan oleh sasaran penyuluhan, yaitu sikap setuju atau tidak setuju. Persuasi berhasil apabila keputusan yang diambil masyarakat (kelayan)mengarah pada sikap setuju terhadap apa yang disampaikan oleh penyuluh.

A (Action) – Tindakan. Melaksanakan apa yang disampaikan oleh penyuluh atau bahkan meninggalkan/menolak.

Komunikasi persuasi didahului dengan upaya membangkitkan perhatian. Upaya ini tidak hanya dilakukan dalam gaya bicara dengan kata-kata yang merangsang, tetapi juga dalam penampilan (appearance) ketika menghadapi khalayak Senyum yang tersungging pada wajah yang cerah sudah dapat menimbulkan perhatian sasaran suluh. Atau dengan aktivitas lainnya layaknya tukang obat di pinggiran jalan, yaitu sebelum menawarkan dagangannya tukang obat tersebut menyuguhkan suatu atraksi yang membuat orang di sekitarnya tertarik untuk menonton.

Apabila perhatian sudah berhasil terbangkitkan kini menyusul upaya menumbuhkan minat. Upaya ini bisa berhasil dengan mengutarakan hal-hal yang menyangkut kepentingan dan kebutuhan kelayan/sasaran suluh.Oleh karena itu, komunikator/penyuluh harus mengenal siapa kelayannya yang dihadapinya, ”know your audience”.

Tahap berikutnya adalah memunculkan hasrat pada sasaran suluh dengan melakukan ajakan, bujukan, atau rayuan. Di sini imbauan emosional perlu ditampilkan oleh penyuluh, sehingga pada tahap berikutnya sasaran suluh mengambil keputusan untuk melakukan suatu kegiatan sebagaimana diharapkan.

KOMUNIKASI PEGAWAI: SARANA PENCAPAIAN EFEKTIVITAS KINERJA ORGANISASI

Komunikasi dalam suatu organisasi merupakan aktivitas yang selalu hadir (tidak pernah absen), conditio sinne quanon, karena komunikasi adalah sarana yang digunakan para pegawai, baik secara formal maupun informal, untuk berdiskusi, bertukar pikiran, membuat laporan kepada atasan, memberikan arahan kepada bawahan dan sebagainya. Hal ini sejalan dengan pernyataan Hicks dan Gullet (1987) bahwa organisasi disusun untuk mengerjakan tugas dalam rangka mencapai tujuan yang mana di dalamnya para manajer, para bawahan, rekan-rekan yang setaraf, serta lingkungan eksternal perlu dihubungkan oleh proses-proses komunikasi. Komunikasi merupakan suatu faktor yang utama dalam organisasi. Hampir tidak ada aspek organisasi yang tidak melibatkan komunikasi.

Azas Komunikasi

Komunikasi, sebagaimana yang didefinisikan oleh banyak pakar, adalah suatu proses penyampaian (transfer) informasi dari satu orang kepada orang lain untuk menghasilkan pengertian yang sama. Dengan komunikasi orang dapat menyampaikan gagasan, fakta, pikiran, perasaan dan nilai kepada orang lain. Komunikasi dapat diibaratkan sebagai sebuah jembatan makna di antara orang-orang sehingga mereka dapat berbagi hal-hal yang mereka rasakan dan ketahui. Dengan demikian, sungai kesalahpahaman yang memisahkan orang-orang dapat diseberangi atau dilalui dengan selamat dengan menggunakan jembatan komunikasi ini.

Azas penting dalam komunikasi yang perlu diketahui adalah bahwa makna terletak pada orang bukan pada pesan yang disampaikan (Berlo, 1960; Mulyana, 2001). Orang memberikan makna pada pesan yang sampai padanya. Pesan tidak akan memiliki arti apapun apabila orang yang menerima pesan tersebut tidak melekatkan makna pada pesan tersebut. Dengan demikian, setiap orang yang terlibat dalam proses komunikasi harus berorientasi pada lawan bicaranya (receiver oriented).

Proses komunikasi melibatkan individu-individu yang pada kenyataannya memiliki frame of reference (paduan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang) yang berbeda satu dengan lainnya. Frame of reference tersebut akan mempengaruhi proses penerimaan atau pemaknaan informasi (persepsi) yang dikirimkan. Sebuah informasi akan diinterpretasi atau dimaknai tidak persis sama oleh masing-masing individu. Bahkan oleh orang yang sama, apabila informasi yang diberikan dalam waktu yang berbeda maka belum tentu persis sama dimaknai oleh orang tersebut. Jadi pada intinya dalam berkomunikasi perlu diperhatikan bagaimana agar informasi yang dikirimkan oleh si pengirim (komunikator) maknanya tersampaikan atau relatif sama dengan apa yang diterjemahkan oleh si penerima (komunikan), sehingga tidak terjadi apa yang dinamakan miscommunication, misunderstanding, misperception, dan lain sebagainya. Seorang pimpinan organisasi dapat saja menyampaikan ratusan informasi atau pengumuman, tetapi tidak akan terjadi komunikasi hingga setiap informasi tersebut diterima, dibaca, dan dipahami. Kesimpulannya, bahwa komunikasi adalah apa yang dipahami penerima, bukan apa yang dikatakan oleh sipengirim. Oleh karena itu, menurut Berlo (1960) dalam rangka mengirimkan pesan kepada seseorang sehingga pesan tersebut dimaknai relatif sama dengan yang diinginkan, komunikator perlu menselaraskan pesan yang disampaikan dengan frame of reference penerima pesan.

Pentingnya Komunikasi Pegawai dalam Organisasi

Komunikasi bagi organisasi sama pentingnya seperti aliran darah dalam tubuh manusia. Apabila manusia mengalami gangguan pada pembuluh darahnya (menyempit atau melebar) maka akan mengganggu efisiensi peredaran darah, begitu juga halnya dengan organisasi apabila terjadi gangguan dalam aktivitas komunikasinya maka akan mengakibatkan terganggunya efisiensi organisasi tersebut.

Pentingnya komunikasi dalam organisasi ditegaskan oleh Koehler et al. (1976) bahwa dalam organisasi, komunikasi merupakan perekat yang mengeratkan hubungan antara pimpinan dan bawahan. Komunikasi merupakan sesuatu yang penting bagi kehidupan organisasi. Komunikasi dapat disamakan dengan oksigen atau sesuatu yang vital bagi kehidupan.

Apabila tidak ada komunikasi, tidak mungkin ada koordinasi dan kerja sama. Koordinasi dan kerjasama tidak mungkin dilakukan karena para pegawai tidak dapat mengetahui apa yang dilakukan rekan sekerjanya, atasan tidak dapat menerima informasi dan memberikan arahan serta instruksi. Kerja sama menjadi sesuatu yang mustahil tanpa komunikasi, karena para pegawai tidak dapat menyampaikan kebutuhan dan perasaan mereka kepada rekan sekerja ataupun atasan. Kondisi seperti ini dapat menyebabkan organisasi menjadi labil dan akhirnya runtuh (collaps). Dengan demikian dapat dikatakan bahwa setiap aktivitas komunikasi, dengan cara-cara tertentu, akan mempengaruhi organisasi.

Komunikasi yang efektif akan mendorong timbulnya prestasi kerja yang lebih baik dan meningkatkan kepuasan kerja para pegawai, karena pegawai yang mengerti dan memahami pekerjaannya akan lebih dapat bekerja dengan baik yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan kerja mereka. Sedemikian pentingnya komunikasi yang efektif bagi suatu organisasi, oleh karena itu para pelaku komunikasi dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan berkomunikasi mereka. Muhammad (1992) menyatakan dengan adanya komunikasi yang baik, suatu organisasi dapat berjalan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi maka organisasi dapat macet atau berantakan.

Conrad dalam Tubbs dan Moss (2001) mengidentifikasikan tiga fungsi komunikasi dalam organisasi. Fungsi-fungsi tersebut adalah:

1. Fungsi Perintah

Melalui komunikasi para pegawai diberikan kesempatan untuk membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Dua jenis komunikasi yang mendukung pelaksanaan fungsi ini adalah pengarahan dan umpan balik, dan tujuannya adalah berhasil mempengaruhi pegawai/bawahan. Hasil fungsi perintah adalah terjadinya koordinasi di antara sejumlah pegawai yang saling bergantung dalam organisasi tersebut.

2. Fungsi Relasional

Melalui komunikasi pegawai diberikan kesempatan untuk menciptakan dan mempertahankan produktivitas dan hubungan personal dengan pegawai lainnya. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan (job perfomance) dalam berbagai cara, misalnya, kepuasan kerja, aliran komunikasi ke bawah maupun ke atas dalam hirarki organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah. Pentingnya keterampilan dalam hubungan antarpersona yang baik lebih terasa dalam pekerjaan, ketika ternyata bahwa banyak hubungan yang perlu dilakukan tidak dapat dipilih, tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga hubungan menjadi kurang stabil, lebih memacu konflik, kurang ditaati, dan sebagainya.

3. Fungsi Manajemen Ambigu

Pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat atau terjadi dalam keadaan sangat ambigu. Misalnya, motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri sendiri; tujuan organisasi tidak jelas, dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut tidak jelas. Komunikasi adalah alat yang digunakan untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi.

Iklim Komunikasi Organisasi

Komunikasi yang terjadi antara para pegawai akan menciptakan suatu iklim komunikasi. Iklim komunikasi organisasi merupakan suasana komunikasi yang tercipta oleh pola hubungan antarpribadi yang berlaku dalam organisasi. Dalam berkomunikasi, orang-orang selalu melibatkan persepsinya. Iklim komunikasi merupakan salah satu dimensi penting dalam organisasi karena ia merupakan persepsi keseluruhan pegawai atas sifat-sifat komunikasi dalam organisasi. Karena iklim komunikasi merupakan refleksi kolektif suasana perasaan pegawai, maka kondisi ini pada akhirnya akan sangat berpengaruh, baik terhadap peningkatan kemampuan kerja masing-masing individu maupun terhadap efisiensi kerja di lingkungan instansi secara keseluruhan. Pace dan Faules (2001) menyebutkan bahwa iklim komunikasi sebuah organisasi dapat mempengaruhi cara hidup pegawai, kepada siapa pegawai bicara, siapa yang disukainya, bagaimana perasaannya, bagaimana kegiatan pekerjaannya, bagaimana perkembangannya, apa yang ingin dicapai dan bagaimana caranya menyesuaikan diri dengan organisasi.

Iklim komunikasi yang suportif akan mendorong para pegawai berpartisipasi, berkomunikasi secara terbuka (memiliki perasaan bebas dalam tukar menukar informasi dan berkomunikasi), rileks, ramah-tamah dengan pegawai lainnya. Iklim komunikasi yang suportif akan berimplikasi pada meningkatnya perasaan pegawai bahwa mereka adalah bagian dari organisasi, menciptakan perasaan bahwa diri mereka berharga. Kondisi tersebut akan sangat kuat mempengaruhi penghargaan diri (self esteem), komitmen terhadap organisasi dan perilaku yang kooperatif. Iklim yang sehat juga mencerminkan kemampuan organisasi dalam mengantisipasi terjadinya konflik.

Sedangkan, organisasi dengan iklim yang defensif akan menyebabkan pegawai tidak berani berkomunikasi secara terbuka, cenderung bersikap tertutup dalam menyampaikan informasi, tidak merasa bebas berkomunikasi, berhati-hati atau takut-takut dalam mengeluarkan pendapat atau pernyataan. Kondisi seperti ini, pada akhirnya, dapat menurunkan moral kerja pegawai.

Gibb (dalam Muhammad 1995), Costigan dan Schmeidler (2004) menyatakan bahwa terdapat enam karakteristik iklim komunikasi yang suportif, dan hal ini perlu untuk diciptakan dan terus dikembangkan oleh para pegawai khususnya oleh pimpinan organisasi, yaitu:

1. Provisionalism

Pimpinan memperbolehkan bawahan untuk bersikap kreatif, eksperimental dan fleksibel atau tidak kaku, sehingga para pegawai dapat menyesuaikan diri pada situasi komunikasi yang berbeda-beda.

2. Empati

Pimpinan berusaha untuk memahami dan mendengarkan permasalahan yang dihadapi serta menghargai perasaan serta nilai-nilai yang dianut oleh bawahan. Di samping itu juga, para pegawai saling memperlihatkan perhatian dan pengertian terhadap pegawai lainnya.

3. Kesamaan

Pimpinan tidak berusaha membuat pegawai merasa rendah, tidak menggunakan statusnya untuk mengendalikan, serta menghargai posisi orang lain. Pegawai memperlakukan pegawai lainnya sebagai teman dan tidak menekankan kepada kedudukan dan kekuasaan.

4. Spontanitas

Komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan bersifat jujur dan bebas dari motif tersembunyi. Para pegawai dapat dengan bebas menyampaikan pendapatnya serta berkomunikasi dengan sopan dalam berespons terhadap situasi yang terjadi, jujur, dan terus terang.

5. Orientasi masalah

Pimpinan lebih banyak mendefinisikan masalah daripada memberikan pemecahan. Masalah didiskusikan dan dipecahkan bersama dengan para pegawai. Pimpinan tidak memaksakan pendapatnya kepada para pegawai. Dengan demikian, para pegawai memfokuskan komunikasi mereka kepada pemecahan kesulitan secara bersama.

6. Deskripsi

Komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan harus jelas, menggambarkan situasi yang terjadi apa adanya atau jujur, dan memberikan pendapatnya tanpa bermaksud merubah situasi tersebut. Para pegawai memfokuskan pesan mereka kepada kejadian yang dapat diamati daripada evaluasi secara subyektif atau emosional.

Sedangkan, Pace dan Faules (2001) menyatakan terdapat enam faktor iklim komunikasi yang perlu mendapatkan perhatian serius, yaitu:

1. Kepercayaan

Pegawai di semua tingkat atau seksi harus berusaha keras untuk mengembangkan dan mempertahankan hubungan yang di dalamnya kepercayaan, keyakinan, dan kredibilitas didukung oleh pernyataan dan tindakan.

2. Pembuat keputusan bersama

Pegawai di semua tingkat atau seksi diajak berkomunikasi dan berkonsultasi mengenai semua masalah dalam semua wilayah kebijakan organisasi, yang relevan dengan kedudukan para pegawai tersebut. Para pegawai tersebut harus diberi kesempatan berkomunikasi dan berkonsultasi dengan pimpinan di atasnya agar berperan serta dalam proses pembuatan keputusan dan penentuan tujuan.

3. Kejujuran/Keterusterangan

Suasana umum yang diliputi kejujuran dan keterusterangan harus mewarnai hubungan-hubungan dalam organisasi, dan para pegawai mampu mengatakan apa yang ada dalam pikiran tanpa dibebani oleh perasaan cemas atau khawatir dengan siapa mereka berbicara, apakah dengan teman sejawat, bawahan , atau atasan.

4. Keterbukaan dalam komunikasi ke bawah

Para pegawai mudah memperoleh informasi yang berhubungan langsung dengan tugas dan yang berhubungan luas dengan organisasi. Hal ini akan mempengaruhi kemampuan pegawai untuk mengkoordinasikan pekerjaan dengan orang-orang atau bagian-bagian (seksi-seksi) lainnya, dan pihak-pihak yang .berhubungan dengan pekerjaan mereka.

5. Mendengarkan dalam komunikasi ke atas

Pimpinan harus mendengarkan saran-saran atau laporan-laporan masalah yang dikemukakan oleh bawahan, secara berkesinambungan dan dengan pikiran terbuka. Informasi dari bawahan harus dipandang cukup penting untuk dilaksanakan kecuali ada petunjuk yang berlawanan.

6. Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi

Para pegawai harus menunjukkan komitmen terhadap tujuan-tujuan berkinerja tinggi-produktivitas tinggi, kualitas tinggi, dan biaya rendah.

Beranjak dari hal-hal di atas, oleh karena itu, iklim komunikasi perlu mendapat perhatian yang serius dari para pelaku komunikasi di dalam suatu organisasi (termasuk pula instansi-insatansi pemerintah). Apabila iklim komunikasi tidak mendapat perhatian, maka diduga akan membawa dampak yang tidak baik bagi masing-masing individu (pegawai) maupun pada organisasi tempat individu tersebut bekerja. Dengan kata lain apabila iklim komunikasi organisasi tidak mendapat perhatian yang serius diduga akan menyebabkan menurunnya motivasi dan moral kerja pegawai, yang akan berujung pada sulitnya pencapaian efektivitas organisasi.

TINGKATKAN KOMUNIKASI DENGAN ANAK

Fenomena yang sering terjadi di beberapa kota besar adalah sedikit sekali waktu yang dipergunakan oleh orang tua terutama yang keduanya bekerja untuk berkomunikasi dengan anak-anaknya. Coba kita ingat kembali, kapan terakhir kali kita berkomunikasi secara komunikatif dan efektif dengan anak-anak kita. Komunikasi yang komunikatif dan efektif merujuk pada kualitas hubungan antara orang tua dan anak. Hubungan dikatakan komunikatif dan efektif serta berkualitas antara orang tua dan anak, apabila terwujud dalam situasi yang penuh kemesraan, kasih sayang dan tanpa adanya kendala atau penghalang mental (mental block).

Orang Tua, Pada Umumnya, Diktator. Tanpa disadari, sering kali faktor ini berlaku ketika orang tua membimbing anak-anaknya. Coba kita tinjau kembali, percakapan yang terjadi antara kita dan anak-anak cenderung berbentuk larangan, perbandingan, sindiran dan arahan. Apabila cara seperti ini yang digunakan dalam mendidik anak maka wajar sekiranya orang tua dianggap sebagai orang yang memimpin keluarga secara autokratik. Mari, coba kita ingat kembali komunikasi kita setiap hari dengan anak, “biasanya” bunyinya sebagai berikut:

• Tono pulang sekolah nanti langsung kerjakan PR (arahan).
• Jangan lupa angkat jemuran (arahan).
• Mama tidak suka melihat kamu bertelepon lama-lama seperti semalam (larangan).
• Itulah kalau malas belajar, lihat si Yudhi tidak perlu diperintah atau disuruh (perbandingan).
• Hmm... daripada diberikan ke Ucrit lebih baik buat kucing. Kalau diberipun, nanti tidak dihargai. (Sindiran).
  

Inikah komunikasi yang terjadi antara orang tua dengan anak-anak? Kalau ini yang dipahami sebagai komunikasi oleh kita sebagai orang tua, maka jelas kita sedang menyediakan atau mempersiapkan masalah bagi anak-anak di masa depannya

Pahami Terlebih Dahulu Anak-Anak, Maka Mereka Akan Memahami Kita (Orang Tua). Hal ini yang seharusnya perlu dimengerti, dipahami dan dilakukan oleh orang tua. Tempatkan diri kita dalam posisi anak. Selami perasaan anak. Nasihatilah anak-anak sebagaimana layaknya seorang teman menasihati. Hindari terbentuknya dinding atau penghalang keterbukaan komunikasi antara kita dengan anak. Janganlah selalu kita memberikan kritik kepada anak. Setelah terbentuknya jembatan perasaan, barulah kita tunjukkan apa kesalahan si anak serta membuka pikiran sianak tersebut akan akibat-akibat buruk yang mungkin terjadi apabila sianak tidak melakukan perubahan.
Janganlah kita langsung berharap akan adanya perubahan yang mendadak atau drastis pada prilaku anak, karena perubahan drastis akibat dipaksakan biasanya tidak bertahan lama, si anak dapat kembali pada prilakunya yang terdahulu. Ceritakan kisah-kisah masa lalu kita kepada sianak agar mereka tahu dan mengerti bagaimana kita menghadapi situasi yang memerlukan ketabahan dan keteguhan.
Berikan Dorongan atau Dukungan Kepada Anak. Janganlah orang tua menunjukkan keraguan terhadap kebolehan dan kemampuan si anak dalam mengerjakan sesuatu pekerjaan. Berikanlah dorongan serta pujian kepada mereka. Bantu mereka apabila perlu dan biarkan anak-anak belajar melalui kesalahan yang dibuatnya. Jangan pula kita berharap anak-anak dapat langsung berhasil dengan sempurna dalam mengerjakan sesuatu yang merupakan hal pertama kali bagi mereka.
Begitu juga dalam hal pelajaran dan sekolah, janganlah orang tua meletakkan harapan yang terlalu tinggi terhadap anak-anaknya. Harapan yang menggunung ini akan mempersulit dan membebani sianak. Hindari perkataan, “mama atau papa ingin lihat kamu dapat rangking 1, 2 atau 3 pada kenaikan kelas tahun ini”. Tetapi ucapkanlah, "mama atau papa ingin kamu dapat melakukan yang terbaik bagi prestasimu di sekolah pada kenaikan kelas tahun ini, rangking berapapun yang dapat kamu raih nanti, mama ikhlas. Yang penting kamu telah melakukan yang terbaik dan telah berusaha dengan sungguh-sungguh”.