KOMUNIKASI EFEKTIF

Secara dasariah komunikasi dikatakan berlangsung efektif apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan antara komunikator dan sasaran komunikasinya. Artinya proses penyandian oleh komunikator harus beririsan (intersection) dengan proses pengawasandian oleh sasaran komunikasi. Menurut Schramm (1972) semakin tumpang tindih pengalaman dan kerangka rujukan (field and frame of references) komunikator dengan pengalaman dan kerangka rujukan sasaran komunikasi, akan semakin efektif pesan yang dikomunikasikan. Komunikator akan dapat menyandi dan sasaran komunikasi akan dapat mengawasandi hanya dalam istilah-istilah sesuai dengan pengalaman dan kerangka rujukan yang dimiliki masing-masing. Namun demikian kefektifan komunikasi bukan hanya dilihat dari kesamaan makna yang diperoleh masing-masing orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut tetapi sebenarnya dilihat dari tujuan yang hendak dicapai dalam proses komunkasi tersebut, apakah untuk perubahan sikap, perubahan pendapat, perubahan prilaku, perubahan emosional ataupun perubahan sosial.

Oleh karena itu, komunikasi yang efektif mengadung pengiriman dan penerimaan pesan yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua belah pihak dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap penyelesaian pertukaran informasi. Komunikasi yang efektif berarti bahwa maksud dan tujuan yang terkandung dalam komunikasi disampaikan dengan cara sedemikian rupa sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh penerima; artinya harus ada ketepatan pikiran oleh kedua belah pihak yang berunjung pada tercapainya maksud dan tujuan komunikasi tersebut.

Dengan demikian dalam konteks penyuluhan terkait dengan pemberdayaan masyarakat, komunikasi dikatakan efektif apabila makna pesan yang disampaikan oleh penyuluh dimaknai relatif sama dengan apa yang diterima oleh masyarakat sehingga berujung pada terjadinya tindakan dari masyarakat sesuai dengan yang dikehendaki oleh penyuluh.

 

5 Hukum Komunikasi Yang Efektif

Hukum Komunikasi Yang Efektif terangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain.

Hukum # 1: Respect

Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting, bahkan dalam memberikan kritik, menegur atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan orang tersebut. Membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka akan dapat dibangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.

Hukum # 2: Empathy

Empati adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.

Rasa empati akan memampukan seseorang  untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan orang lain menerimanya. Oleh karena itu, dalam kegiatan penyuluhan memahami perilaku kelayan (sasaran suluh) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku sasarn suluh, maka penyuluh dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan sasaran suluh. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerjasama tim, perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork.

Jadi sebelum membangun komunikasi atau mengirimkan pesan,  perlu dimengerti dan dipahami dengan empati calon penerima pesan. Sehingga nantinya pesan akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.

Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali orang yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan.

Hukum # 3: Audible

Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang disampaikan harus dapat diterima atau ditangkap oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini tidak hanya berarti bahwa pesan yang disampaikan harus dapat didengar tetapi juga harus dilakukan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

Hukum # 4: Clarity

Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan, karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana.

Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi perlu dikembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tima. Tanpa adanya keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim.

Hukum # 5: Humble

Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah, antara lain meliputi:  sikap yang penuh melayani (dalam bahasa manajemen mutu terpadu: Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.

Manajemen Konflik (4)

LANGKAH-LANGKAH PENYELESAIAN KONFLIK

Suatu konflik atau masalah yang dihadapi jika dibiarkan dan tidak segera diselesaikan bisa berubah menjadi suatu krisis dan menghambat kemajuan kelompok, organisasi, atau masyarakat. Terdapat beberapa tahapan atau langkah penyelesaian konflik yang harus dilalui oleh pihak yang berkonflik. Langkah-langkah tersebut meliputi:

1. Mengakui Adanya Konflik
Langkah ini merupakan langkah awal untuk penyelesaian konflik, tanpa diakui adanya konflik maka masalah tidak akan terpecahkan. Setiap pihak yang terlibat dalam suatu kerjasama atau kelompok perlu mencermati dan menyadari serta membahas secara dini jika timbul masalah, kendala yang mengarah pada munculnya konflik sehingga tidak merupakan penghalang bagi keberhasilan bersama. Untuk itu diperlukan kearifan dan kaktifan dari semua pihak.

2. Mengidentifikasi Konflik Secara Sebenarnya
Langkah ini dalam kegiatan penelitian sering disebut dengan identifikasi masalah. Kegiatan ini sangat diperlukan dan memerlukan keahlian khusus. Konflik dapat muncul dari akar masalah, tetapi juga karena masalah emosi, perlu memilah antara masalah inti dengan emosi. Masalah inti adalah masalah yang mendasari suatu konflik, misalkan ketidaksepakatan
adanya tugas, sedangkan isu emosional merupakan masalah yang akan memperumit masalah tersebut, sehingga apabila terjadi hal yang demikian disarankan agar masalah inti diselesaikan terlebih dahulu.

3. Dengar Semua Pendapat
Lakukan kegiatan sumbang saran dengan melibatkan mereka yang terlibat konflik guna mengungkapkan pendapatnya, hindarilah pendapat benar dan salah. Bahas juga mengenai dampak konflik terhadap kelompok serta kinerja kelompok. Fokus pembicaraan pada fakta dan perilaku bukan pada perasaan atau unsur pribadi. Hindari mencari-cari kesalahan orang lain, tetapi temukan mana yang terbaik jika dipandang dari sisi positif.

4. Bersama Mencari Cara Penyelesaian Konflik
Dalam kegiatan ini diskusi terbuka sangat diharapkan karena dengan diskusi terbuka bisa memperluas informasi dan alternatif serta bisa mengarahkan pada rasa percaya dan hubungan yang sehat diantara yang terlibat. Dalam sebuah kerjasama kelompok atau tim yang efektif tidak seluruh anggota kelompok menyukai satu sama lain, terkadang ada anggota yang tidak menyukai anggota lain, tetapi yang utama adalah mampu bekerja sama secara efektif.

5. Mendapatkan Kesepakatan Dan Tanggung Jawab Untuk Menemukan Solusi
Memaksakan kesepakatan akan berakibat fatal, oleh karena itu doronglah anggota kelompok untuk bekerja sama memecahkan masalah secara terbuka dan kekeluargaan. Berusaha seluruh anggota kelompok menyenangi solusi yang dihasilkan. Salah satu cara yang disarankan agar orang lain mau menerima saran yang diajukan adalah memposisikan dirinya pada peran orang lain, masing-masing anggota kelompok mempresentasikan pandangan orang lain.

6. Menjadwal Sesi tindak Lanjut Untuk Mengkaji Solusi
Pemberian tanggungjawab untuk melaksanakan komitmen sangat dihargai oleh anggota kelompok. Mengkaji resolusi sangat diperlukan untuk mengetahui tingkat keefektifan resolusi yang telah diberikan.

Manajemen Konflik (3)

Gaya Tangggapan Konflik

Marshall (1995) mengkategorikan gaya penanganan konflik bersandar pada dua variabel, yaitu cooperativeness (derajat upaya satu pihak untuk memuaskan kepentingan pihak lain dan assertiveness (derajat upaya satu pihak untuk memuaskan kepentingannya sendiri). Perpaduan dua variabel tersebut menghasilkan lima gaya tanggapan konflik sebagai berikut:

1. Pengabaian (Penghindaran)

Suatu tindakan untuk menghindari konflik yang dinilai akan menindas atau menciptakan konflik yang berkepanjangan. Cara mengatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Penghindaran/pengabaian bisanya dilakukan oleh pihak yang memiliki kekuatan yang lebih tinggi dan menilai bahwa pihak lain memiliki kekuatan yang tidak signifikan.

Atau bisa juga karena kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut. Satu pihak tidak memaksakan keinginannya pada pihak lain dan sebaliknya tidak terlalu menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai pihak lain.

Cara ini sebetulnya hanya bisa dilakukan untuk potensi konflik yang ringan dan tidak terlalu penting. Jadi agar tidak menjadi beban dalam pikiran atau kehidupan individu dan kelompok, sebaiknya memang setiap potensi konflik harus dapat segera diselesaikan.

2. Akomodasi

Suatu tindakan untuk meredakan tekanan pihak lain dengan cara menempatkan kepentingan orang lain di atas kepentingannya sendiri. Tindakan ini lazim diambil oleh pihak yang lebih lemah dalam situasi konflik. Dengan kata lain pihak yang bersangkutan kalah sedangkan pihak lain menang. Ini berarti pihak yang bersangkutan berada dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain.

Gaya ini digunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Gaya ini juga merupakan upaya untuk mengurangi tingkat ketegangan akibat dari konflik tersebut atau menciptakan perdamaian yang diinginkan. Mengalah dalam hal ini bukan berarti kalah, tetapi demi menciptakan suasana yang memungkinkan penyelesaian yang paripurna terhadap konflik yang timbul antara kedua pihak. Mengalah memiliki esensi kebesaran jiwa dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk juga mau mengakomodasi kepentingan pihak lain sehingga selanjutnya pihak-pihak yangb berkonflik dapat bersama bisa menuju ke arah kolaborasi.

3. Kompetisi (Menang/Kalah)

Tindakan yang dilakukan oleh seseorang untuk memuaskan kepentingannya tanpa mempertimbangkan pengaruhnya terhadap kepentingan pihak lain, dengan kata lain satu pihak memastikan bahwa dia yang memenangkan konflik dan pihak lain kalah. Keputusan berkompetisi ini lazimnya muncul jika: (a) pihak yang bersangkutan menilai bahwa dirinya memiliki kekuatan yang cukup untuk melakukan kompetisi. (b) pihak yang bersangkutan menilai bahwa pihak lain akan bersikap sama dengan dirinya.

Pihak yang bersangkutan menggunakan kekuasaan atau pengaruhnya untuk memastikan bahwa dalam konflik tersebut ia yang keluar sebagai pemenang. Dalam konteks diskusi kelompok, biasanya pihak yang kalah akan lebih mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah suatu suasana persaingan atau kompetisi di antara kedua pihak.

Gaya penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas.

4. Kompromi

Tindakan bersama yang bersifat mencari jalan tengah yang dapat diterima oleh pihak-pihak yang berkonflik. Dalam tindakan ini, tidak jelas siapa yang menang dan siapa yang kalah. Dalam tindakan kompromi kepuasan yang sejati biasanya tidak tercapai.

5. Kolaborasi (Penyelesaian Masalah)

Tindakan yang diambil oleh semua pihak yang berkonflik untuk menghasilkan tindakan yang memuaskan semua pihak yang terlibat. Tindakan kolaborasi dilakukan melalui proses klarifikasi perbedaan dan bukan sekedar mengakomodasi kepentingan. Kolaborasi merupakan tindakan: “menang-menang”. Dengan demikian, tujuannya adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat semua pihak yang bertikai. Proses ini biasanya yang paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrim satu sama lainnya.

Tindakan kolaborasi lazimnya dilakukan pada kondisi tidak memungkinkan untuk berkompetisi, karena kompetisi akan lebih merugikan pihak yang terlibat, dan intensitas konfliknya sudah mencapai tahap yang tidak mungkin dihindari.

Manajemen Konflik (2)

RESPON TERHADAP KONFLIK

Respon adalah tingkah laku balasan (reaksi) terhadap stimulus/rangsangan yang datang pada individu. Bentuk reaksi balas atau jawaban ini bergantung pada stimulus atau merupakan hasil stimulus tersebut. Respon seseorang dapat dalam bentuk baik atau buruk, positif atau negatif (Azwar, 1988). Apabila dikaitkan dengan konflik sebagai stimulusnya, terdapat beberapa cara individu merespon konflik tersebut, yaitu:

1. Konfrontasi agresif

Reaksi yang bersifat emosional berupa perilaku menantang dan menentang secara terang-terangan, terbuka, berhadap-hadapan dan memiliki kecenderungan menyerang pihak lain yang dianggap sebagai lawan atau musuh. Respon seperti ini pada suatu saat dapat membahayakan pihak lain. Dalam konteks diskusi dalam kelompok, respon terlihat dalam bentuk pernyataan dan pendapat yang saling menyerang. Pihak-pihak dalam suatu forum diskusi secara langsung satu sama lain saling menyatakan pendapat dan menyerang pendapat pihak lain dengan tujuan menjatuhkan atau mengeliminasi pendapat lawan.

2. Melakukan manuver negatif

Respon ini mirip dengan respon sebelumnya yaitu adanya upaya menantang dan menentang, bedanya respon ini dilakukan secara tidak secara terang-terangan atau berhadap-hadapan melainkan dalam bentuk gerakan-gerakan, kegiatan atau perilaku lain yang bersifat memberontak dan mengganggu yang pada intinya menunjukkan ketidaksukaan terhadap lawan. Dalam konteks diskusi, respon ini dapat berupa kegiatan tidak memperhatikan topik yang sedang dibicarakan oleh lawan bicara, membuat gaduh/rebut, dan kegiatan atau perilaku negatif lainnya.

3. Penundaan terus menerus

Reaksi yang dilakukan oleh individu dengan cara berdiam diri, tidak memperlihatkan respon yang bersifat nyata (kasat mata). Respon ini dilakukan karena konflik yang muncul cenderung belum mengarah pada kerugian yang berarti pada pihak yang bersangkutan. Selama konflik masih terlihat wajar dan belum merugikan maka penundaan terus dilakukan. Penundaan ini bertujuan untuk melihat perkembangan konflik sambil menunggu adanya kesempatan atau celah untuk bereaksi secara nyata.

4. Bertempur secara pasif.

Respon ini dianalogikan dengan berperang tanpa senjata. Bertempur tanpa menyerang. Wujud dari respon ini dalam suatu diskusi termanisfestasi dalam bentuk pernyataan-pernyataan yang “pada hakekatnya” tidak menyetujui atas pendapat lawan namun disampaikan secara halus atau tersirat, sehingga lawan tidak merasa diserang. Atau dapat dilakukan dengan cara menggalang dukungan dari berbagai pihak lain agar pihak-pihak lain tersebut tidak sejalan dengan pihak yang yang menjadi lawan. Pihak-pihak lain tersebut yang selanjutnya melakukan serangan terhadap lawan.

Ada pula anggota kelompok yang merespon konflik dari segi positif. Konflik dianggap sebagai sesuatu yang wajar terjadi sepanjang tidak mengarah pada sesuatu yang bersifat destruktif, bahkan konflik dianggap sebagai sesuatu yang dapat mengarahkan pada integrasi kelompok dan meningkatkan efektivitas kelompok, apabila dikelola dengan baik. Apabila hal ini yang terjadi maka pemecahan konflik mengarah ke hal yang positif, radar untuk respon tersebut adalah mengarahkan energi secara sehat dan langsung untuk memecahkan masalah atau tidak ada reaksi secara emosional, melakukan upaya yang menanggapinya dengan cara rasional. Respon yang tepat ini akan memperkuat kelompok kerja dan melancarkan jalan untuk mengatasi konflik.